ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ OZNAMOVATELE (WHISTLEBLOWERA)

Centrum sociálních služeb Znojmo, příspěvková organizace, se sídlem U Lesíka 3547/11, 669 02 Znojmo, IČO: 456 71 770, zapsaný v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, oddíl, vložka 1205 (dále také „My“ nebo „Organizace“) jakožto povinná osoba dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále také jako „Zákon“), si Vás tímto dovoluje informovat o níže specifikovaném shromažďování a zpracovávání osobních údajů a zásadách ochrany soukromí, které zpracováváme při řešení oznámení učiněných prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému naší Organizace.

Níže v textu se dozvíte zejména:

1. Kdo je správcem osobních údajů a tzv. příslušnou osobou;
2. Jaké osobní údaje zpracováváme;
3. Jak využíváme tyto osobní údaje (účel zpracování);
4. Kdo má přístup k osobním údajům;
5. Jaká je doba zpracování osobních údajů;
6. Jakým způsobem jsou osobní údaje zabezpečeny;
7. Jaká jsou ve vztahu k ochraně osobních údajů Vaše práva.

1. Kdo je správcem osobních údajů a tzv. příslušnou osobou

Správcem osobních údajů je Organizace.

Osobou pověřenou Organizací k vedení vnitřního oznamovacího systému a příjímání a vyřizování oznámení je Ing. Petr Maar, správce IT (dále také jako „příslušná osoba“).

Více informací k podávání oznámení a vnitřnímu oznamovacího systému organizace naleznete v informačním dokumentu Organizace „Podávání oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů“, který naleznete na webové stránce www.cssznojmo.cz.

2. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Za účelem prošetření podaných oznámení zpracovává příslušná osoba zejména následující osobní údaje:

• datum přijetí oznámení,
• jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, jsou-li tyto údaje známy,
• obsah oznámení a identifikace osoby, proti které oznámení směřuje, je-li její totožnost známa,
• osobní údaje, které příslušná osoba získala v průběhu prošetřování oznámení,
• datum ukončení posouzení oznámení (případně datum posouzení důvodnosti oznámení) příslušnou osobou a jejich výsledek.

Zpracování výše uvedených osobních údajů je nezbytné pro splnění právních povinností, které se na naši Organizaci vztahují. V určitých případech může být zpracování osobních údajů nezbytné pro účely ochrany oprávněných zájmů Organizace.

Zpracování osobních údajů v souvislosti s podaným oznámením je omezeno na osobní údaje, které jsou nezbytné k ověření důvodnosti přijatého oznámení.

Osobní údaje získáváme:

• od oznamovatele, prověřovaných osob a dalších zúčastněných osob,
• od státních a jiných orgánů v rámci řešení daného oznámení,
• z veřejně přístupných rejstříků, seznamů a evidencí.

Kategorie subjektů údajů, jejichž osobní údaje v souvislosti s podaným oznámením zpracováváme:

• zaměstnanec, bývalý zaměstnanec, uchazeč o zaměstnání,
• stážista,
• dobrovolník,
• odborný praktikant
• jiná osoba, která je nebo byla s Organizací ve smluvním vztahu,
• další osoba dotčené podaným oznámením (např. osoba, vůči níž oznámení směřuje).

3. Jak využíváme tyto osobní údaje (účel zpracování)?

Veškeré údaje, které Organizace zpracovává, využíváme toliko pro účely řešení případů oznámení, prevence páchání protiprávní činnosti, zajištění dodržování právních a vnitřních předpisů Organizace a plnění právních povinností, které se vztahují na Organizaci. Osobní údaje mohou být v anonymizované podobě využity rovněž pro statistické účely. Zpracovávané osobní údaje mohou být dále využity k ochraně oprávněných zájmů Organizace a třetích osob jako jsou externí spolupracovníci, klienti, obchodní partneři apod.

4. Kdo má přístup ke zpracovávaným osobním údajům?

Vaše osobní údaje zpracovává jako správce Organizace, přičemž přístup k osobním údajům zpracovávaným v souvislosti s prošetřováním oznámení má pouze příslušná osoba, případně v její nepřítomnosti zástupce, a další osoby pověřené řešením oznámení. Tyto osoby jsou povinny zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděly při výkonu své činnosti podle Zákona, a to i po ukončení výkonu této činnosti, pokud Zákon nestanoví jinak.

Příslušná osoba nesmí sdělit totožnost oznamovatele a dalších osob dle ust. § 4 odst. 2 Zákona bez jejich písemného souhlasu, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů. Poskytuje-li příslušná osoba informaci o totožnosti oznamovatele orgánu veřejné moci, je povinna o tom předem oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které je povinna informaci o totožnosti poskytnout, a umožnit oznamovateli, aby se k poskytnutí informace vyjádřil.

5. Jaká je doba zpracování osobních údajů?

Osobní údaje zpracováváme pouze po dobu nezbytně nutnou, přičemž podle ust. § 21 odst. 2 Zákona je příslušná osoba povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámení po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení. Po uplynutí této doby osobní údaje mohou být osobní údaje uchovávány za účelem ochrany oprávněných zájmů Organizace, a to po dobu běhu promlčecích lhůt, příp. též po dobu běhu procesních lhůt určených k uplatnění našich nebo Vašich práv v případném soudním či jiném řízení.

6. Jakým způsobem jsou osobní údaje zabezpečené?

Organizace používá vhodná technická, organizační a administrativní bezpečnostní opatření k ochraně osobních údajů. Těmito opatřeními jsou osobní údaje chráněny před ztrátou, zneužitím, neoprávněným přístupem, zveřejněním, změnami či zničením.

Přijímání a vyřizování oznámení v rámci vnitřního oznamovacího systému Organizace je technicky i organizačně nastaveno takovým způsobem, aby k osobním údajům oznamovatele (případně k osobním údajům tzv. dalších zapojených osob) měla zajištěn přístup toliko příslušná osoba, a v její nepřítomnosti její zástupce, případně další osoby pověřené agendou whistleblowingu. Uvedené osoby jsou povinny zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o kterých se dozvěděly při výkonu své činnosti podle Zákona, a to i po ukončení výkonu této činnosti, pokud Zákon nestanoví jinak. Ochrana dle Zákona však nepřísluší oznamovateli, který podal vědomě nepravdivé oznámení.

7. Jaká jsou práva ve vztahu k ochraně osobních údajů?

Vaše práva k námi prováděnému zpracování osobních údajů jsou následující:

1. Právo na přístup k Vašim osobním údajům;
2. Právo na opravu Vašich osobních údajů;
3. Právo na výmaz Vašich osobních údajů;
4. Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů;
5. Právo odvolat kdykoliv souhlas se zpracováním osobních údajů, je-li zákonnost zpracování založena na souhlasu se zpracováním osobních údajů;
6. Právo na přenositelnost Vašich osobních údajů;
7. Právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů;
8. Právo podat stížnost na zpracování Vašich osobních údajů.

Níže je blíže vysvětlen obsah Vašich jednotlivých práv, tak aby bylo možno učinit si o jejich obsahu bližší obraz. Stížnost ve smyslu písmene h) je možno podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, webová stránka: https://www.uoou.cz.

Právo na přístup k osobním údajům

Obsahem tohoto práva je možnost kdykoliv nás požádat o potvrzení, zdali jsou či nejsou Vaše osobní údaje zpracovávány, a jestliže jsou, za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, po jakou dobu budou zpracovávány, z jakého zdroje byly osobní údaje získány, zdali dochází na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatickému rozhodování, včetně profilování a konečně existuje-li právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku.

Právo na opravu Vašich osobních údajů

Obsahem tohoto práva je možnost kdykoliv nás požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů pro případ, že jsou nepřesné či neúplné.

Právo na výmaz Vašich osobních údajů

Obsahem tohoto práva je naše povinnost vymazat Vaše osobní údaje pokud:

a) Již nejsou potřebné pro účely, pro něž byly shromážděny nebo jinak zpracovány;

b) Z Vaší strany dojde ke vznesení námitek proti zpracování, přičemž neexistují žádné oprávněné důvody pro zpracování;

c) Zpracování je protiprávní;

d) Existuje naše zákonná povinnost vymazat Vaše osobní údaje.

Právo na omezení zpracování Vašich osobních údajů

Náplní tohoto práva je, že v případě určitých sporných otázek ohledně zpracování Vašich osobních údajů, jsme povinni omezit zpracování Vašich osobních údajů, pokud nás o to požádáte. Toto omezení znamená, že Vámi vybrané osobní údaje označíme a zajistíme, aby nebyly nadále zpracovány jinak než jejich uložením. To neplatí, nastane-li některá z výjimek předpokládaná právními předpisy.

Spornými otázkami ve smyslu výše uvedeného je skutečnost, že:

a) Popíráte přesnost osobních údajů, přičemž zpracování osobních údajů bude omezeno po dobu potřebnou k ověření přesnosti zpracování osobních údajů;

b) Zpracování je protiprávní a Vy odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití;

c) Organizace již Vaše osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, avšak Vy tyto osobní údaje požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků (právo na omezení zpracování tak chrání Vaše zájmy, neboť Organizaci zakazuje jejich vymazání); nebo

d) Jste vznesl námitku proti zpracování osobních údajů, přičemž zpracování osobních údajů bude omezeno, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Organizace převažují nad Vašimi oprávněnými důvody.

Pokud pominou důvody pro omezení zpracování Vašich osobních údajů, omezení zpracování bude Organizací neprodleně zrušeno.

Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů

U některých kategorií osobních údajů je nezbytné, aby byl z Vaší strany udělen souhlas se zpracováním osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů. Byl-li z Vaší strany udělen souhlas se zpracováním vybraných kategorií osobních údajů, jejichž zpracování není nezbytné pro účely splnění smlouvy, splnění právní povinnosti Organizace, ochranu důležitých zájmů Organizace nebo jiné fyzické osoby, splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci nebo pro účely ochrany oprávněných zájmů Organizace, jste oprávněni kdykoliv odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu nemá též vliv na zpracování osobních údajů, které Organizace zpracovává na základě jiného právního titulu.

Právo na přenositelnost Vašich osobních údajů

Toto právo znamená, že jestliže jste nám poskytl/a osobní údaje, které se Vás týkají, máte právo po nás požadovat, abychom tyto údaje přímo předali jinému správci osobních údajů, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu za předpokladu, že:

1. zpracování osobních údajů se v Organizaci provádí automatizovaně; a zároveň
2. zpracování je založeno na souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo na uzavření či plnění smlouvy.

Právo vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů

Obsahem tohoto práva je možnost vznesení námitky z Vaší strany proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě právního titulu oprávněného zájmu. Oprávněným zájmem Organizace může být například uchování osobních údajů za účelem efektivní obrany Organizace v případném soudním sporu.

Organizace není oprávněna nadále zpracovávat Vaše osobní údaje, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad Vašimi zájmy nebo právy, nebo pro určení, výkon, nebo obhajobu právních nároků.

Vezměte prosím na vědomí, že v souvislosti s nutnou ochranou oznamovatele mohou být některá práva omezena.

Jestliže budete mít jakékoliv dotazy k tomuto textu nebo ke zpracování Vašich osobních údajů, případně budete chtít uplatnit některé z výše uvedených práv, můžete kontaktovat příslušnou osobu Ing. Petra Maara, přičemž lze využít některý z těchto způsobů:

1. listinné oznámení, které je možné zaslat v zalepené obálce na adresu Organizace U Lesíka 3547/11, 669 02 Znojmo, s označením obálky „Whistleblowing – neotevírat, výhradně k rukám příslušné osoby“. Při nesplnění této podmínky nelze zcela garantovat utajení totožnosti oznamovatele nebo důvěrnost sdělovaných informací,
2. e-mailovou adresu: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript., do e-mailu má přístup pouze příslušná osoba pověřená vedením agendy,
3. telefonní linku příslušné osoby 515 225 367/kl. 137. Telefonický hovor není zaznamenáván, zaznamenán může být pouze se souhlasem oznamovatele. O telefonicky podaném oznámení bude sepsán záznam, s následnou možností přepis ústního podání zkontrolovat, případě opravit a odsouhlasit podpisem oznamovatele,
4. osobní jednání s příslušnou osobou, jež je možno uskutečnit po předchozí domluvě termínu s příslušnou osobou na telefonním čísle: 703 170 747. Oznámení může být podle domluvy zaznamenáno na diktafon a následně přepsáno, nebo rovnou sepsáno do záznamu s možností zápis následně zkontrolovat, opravit a odsouhlasit podpisem oznamovatele.

Osoba podávající žádost o uplatnění svých práv musí v žádosti uvést své identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, adresu bydliště), uplatňované právo a popis, čeho se domáhá. Příslušná osoba musí být schopna identifikovat žadatele a ověřit jeho totožnost.

Tyto zásady ochrany osobních údajů jsou účinné ode dne 1. 8. 2023.

Znojmo, dne 31. 7. 2023

za Centrum sociálních služeb Znojmo, příspěvková organizace

Mgr. Radka Sovjáková, DiS., ředitelka